23 Oct SAP PS: control de disponibilidad de presupuesto, a través de notificaciones por correo electrónico.
Tiempo de lectura: 4 minutos
Palabras clave: AP, PS, Sistema de Proyecto, IM, gestión de inversion, control de disponibilidad de presupuesto, compra.
Introducción
Muchas compañías controlas su presupuesto de sobrecostos en términos de costos actuales y, por lo tanto, necesitan algunos funcionamientos para apurar el procesos, en vez de usar periódicamente algunos reportes. Una automatización que puede ser usada es el automatizado correo electrónico del sistema SAP para usuarios específicos que monitorean este tipo de procesos. En este blog exploraremos el caso de los correos electrónicos para gerentes de proyectos que pueden usados en la solución integrada de SAP ERP Project System (PS).
El escenario más común es el proceso de presupuestación a través de elementos WBS mediante la transacción CJ30 y, cuando corresponda, la liberación a través de CJ32.
El módulo (Gestión de inversiones) requiere transacciones adicionales como ΙΜ32 e IM52 para distribuir el presupuesto a los elementos de la EDT. En todos estos escenarios, la configuración principal de cómo se determina la disponibilidad del presupuesto es algo que está controlado por la transacción OPS9:
Si seleccionamos “Overall”, la comprobación se aplicará a todos los años en lugar de a solo a un año, y si seleccionamos “Releases”, la comprobación se activará solo si se utiliza el CJ32.
Profundicemos ahora un poco más en las posibles automatizaciones y las personalizaciones necesarias.
Personalización de PS
En la tabla TCJ04 definimos a la Persona Responsible de los proyectos, es decir al jefe de proyecto, y asignamos el Usuario SAP Office quien recibirá las notificaciones:
La Persona responsable es visible en los Datos Básicos (Basic data) del proyecto y elementos WBS:
En la vista V_TBPFD_P definimos qué procesos y bajo qué condiciones se realizarán las acciones objetivo, por ejemplo:
Los grupos destinatarios son los siguientes:
++ Todos los grupos de actividades
00 Solicitud de pedido
01 Orden de compra
02 Ordenes para proyectos
03 Salida de mercancías
04 Documento de contabilidad financiera
05 Documento CO06 Presupuesto
06 Reserva de fondos
07 Precios fijos en el proyecto
08 Nómina
09 Gastos de viaje
En el ejemplo anterior, tenemos la constelación de un mensaje de advertencia durante la entrada de un documento (por ejemplo, una orden de compra) en los casos en que se alcanza el 90 % o más del presupuesto asociado. Si necesitamos la función MAIL de SAP (es decir, el mensaje de la bandeja de entrada de SBWP), debemos configurar la acción “2” en función de las siguientes opciones:
Objetos Definciones BADI
Solicitud de compra ME_PROCESS_REQ_CUST
Orden de compra ME_PROCESS_PO_CUST
Movimientos de mercancías MB_MIGO_BADI
Continuamos con algunos ejemplos para revisar el proceso automatizado en cuanto a
notificaciones por correo electrónico.
Transacciones comerciales
Nos centramos en los procesos de compra que son más comunes en cuanto al uso de WBS.
En el ejemplo de las solicitudes de compra (PR) a través de las transacciones ME51N / ME52N, recibimos el siguiente mensaje emergente:
Después de guardar el documento, el usuario puede encontrarse con un mensaje como el siguiente:
El usuario responsable que definió la tabla TCJ04 recibirá entonces un correo electrónico a la dirección de correo electrónico definida en sus datos maestros de usuario (user master data) SAP (SU01) conteniendo esta información:
Lo mismo se aplica a las órdenes de compra (OC) y a los movimientos de mercancías (MIGO).
Resumen
Todos los escenarios y soluciones descritos anteriormente son aplicables tanto a los sistemas SAP R/3 como a los S/4, siendo la asignación del jefe de proyecto a un usuario de SAP Office un requisito previo, especialmente para este último. Lo más importante es que la implementación de las notificaciones por correo electrónico es flexible y se puede utilizar y ampliar con los recursos de desarrollo ABAP adecuados para cubrir todos los requisitos del cliente. Para escenarios más complicados y para discutir otras áreas interesantes o complementarias, no dude en ponerse en contacto con nosotros en IT-TELESIS.
Referencias
- Gestión de proyectos de prensa de SAP con SAP Project System
- https://launchpad.support.sap.com/